揭秘ERP合同簽訂的六大陷阱及應(yīng)對(duì)策略

　　ERP產(chǎn)品如果不穩(wěn)定將為企業(yè)帶來(lái)哪些影響？企業(yè)如何辨別ERP是否穩(wěn)定？筆者在此為您做一分析。

　　ERP不穩(wěn)定的致命影響

　　眾所周知ERP軟件更新?lián)Q代比較快，處在不停升級(jí)、不停打補(bǔ)丁的狀態(tài)中，這導(dǎo)致軟件的穩(wěn)定性比較差。而新產(chǎn)品發(fā)布后，企業(yè)往往是試用的對(duì)象，而系統(tǒng)的不穩(wěn)定，經(jīng)常給企業(yè)帶來(lái)了很多麻煩。

　　核算數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確影響報(bào)表的正確性；出入庫(kù)不嚴(yán)格，車(chē)間多領(lǐng)料，造成倉(cāng)庫(kù)多發(fā)或少收的現(xiàn)象，導(dǎo)致企業(yè)倉(cāng)庫(kù)數(shù)量及應(yīng)收、應(yīng)付賬款不準(zhǔn)確；賬實(shí)不相符，不能正確提供制訂計(jì)劃用的參考數(shù)據(jù)等，這些都是ERP系統(tǒng)不穩(wěn)定造成的直接后果。更為嚴(yán)重的是系統(tǒng)性能低甚至癱瘓，導(dǎo)致不能開(kāi)單，造成業(yè)務(wù)停滯，業(yè)務(wù)人員無(wú)法正常工作等。因此穩(wěn)定性對(duì)ERP軟件來(lái)說(shuō)是第一位的，不穩(wěn)定是其致命的缺陷。

　　如何考察ERP的穩(wěn)定性

　　方法一：重點(diǎn)測(cè)試。ERP產(chǎn)品大都具有較強(qiáng)的通用性，雖然不能完全適應(yīng)于某個(gè)行業(yè)，但它可以涵蓋大部分企業(yè)的大部分業(yè)務(wù)，而且企業(yè)實(shí)施ERP周期一般不會(huì)太長(zhǎng)，所以在時(shí)間緊任務(wù)重的情況下，要重點(diǎn)地驗(yàn)證軟件性能，針對(duì)本企業(yè)的流程對(duì)軟件做單元測(cè)試、壓力測(cè)試及全面測(cè)試等。

　　企業(yè)在沒(méi)有使用軟件前很難測(cè)試ERP的穩(wěn)定性，因?yàn)樯暇�前期一般都比較忙，無(wú)論甲方還是乙方在上線前一個(gè)月都要投入不少精力做支持。通過(guò)這一個(gè)月的應(yīng)用，企業(yè)往往才能真正了解ERP軟件的質(zhì)量，這個(gè)時(shí)候，還愿不愿意投入成本去做測(cè)試，成為企業(yè)重點(diǎn)考慮的問(wèn)題。

　　方法二：全系統(tǒng)測(cè)試。考察軟件的穩(wěn)定性是一個(gè)長(zhǎng)期持續(xù)不斷的過(guò)程，貫穿整個(gè)軟件的生命周期。企業(yè)從系統(tǒng)上線、試運(yùn)行到正式運(yùn)行，甚至完全甩掉手工賬，整個(gè)期間軟件的穩(wěn)定性都是一個(gè)不容忽視的問(wèn)題。驗(yàn)證軟件穩(wěn)定性的最常用方法就是軟件原型測(cè)試，由于ERP系統(tǒng)是信息集成系統(tǒng)，所以在測(cè)試時(shí)，應(yīng)當(dāng)是全系統(tǒng)的測(cè)試，各個(gè)部門(mén)的人員都應(yīng)該同時(shí)參與，這樣才能理解各個(gè)數(shù)據(jù)、功能和流程之間相互的集成關(guān)系。

　　測(cè)試時(shí)，找出不足的方面，提出解決企業(yè)管理問(wèn)題的方案，以便提出對(duì)軟件的改進(jìn)措施；然后再模擬運(yùn)行，在基本掌握軟件功能的基礎(chǔ)上，按企業(yè)的業(yè)務(wù)流程模擬操作，選擇有代表性的業(yè)務(wù)，將各種必要的數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，按企業(yè)日常工作中經(jīng)常遇到的問(wèn)題，組織項(xiàng)目小組進(jìn)行實(shí)戰(zhàn)性模擬，并根據(jù)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及需求，由項(xiàng)目小組制定解決方案。

　　問(wèn)題的范圍一般有軟件BUG、流程不完善、誤操作、客戶需求等等。經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的摸擬運(yùn)行后，根據(jù)企業(yè)提出的一些問(wèn)題結(jié)合項(xiàng)目小組制定的解決方案來(lái)制定相關(guān)的工作準(zhǔn)則與規(guī)范。因?yàn)檐浖膽?yīng)用與企業(yè)的管理是相輔相成的，誤操作、重復(fù)錄入數(shù)據(jù)等都會(huì)引起數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確程度，導(dǎo)致軟件的不穩(wěn)定，所以制訂嚴(yán)格的管理操作流程，防止因誤操作而導(dǎo)致數(shù)據(jù)方面的問(wèn)題。

　　軟件不穩(wěn)定的根源在哪里？

　　雖然有一些測(cè)試的方式可以幫助企業(yè)考察ERP的穩(wěn)定性，但如果企業(yè)能預(yù)先了解到其不穩(wěn)定性的原因，再因地制宜地進(jìn)行選型，將會(huì)事半功倍。

　　ERP不穩(wěn)定的原因來(lái)自外部和軟件廠商內(nèi)部?jī)煞矫妗?/p>

　　外部因素

　　①惡性競(jìng)爭(zhēng)。國(guó)內(nèi)很多ERP產(chǎn)品在有些功能上是完全相同的，就連思路也是大同小異，很少有創(chuàng)新的東西，一家出來(lái)后，不出一年，另一家也會(huì)出來(lái)，產(chǎn)品更新?lián)Q代非常快。由于圖一時(shí)之利，產(chǎn)品不穩(wěn)定也就在所難免。

　　②客戶需求。客戶提出的需求多種多樣，在軟件使用過(guò)程中，由于業(yè)務(wù)的變化及對(duì)軟件的熟悉程度，原來(lái)的一些功能可能滿足不了客戶的需要，迫使客戶提出很多易用性或完善性的需求，這些需求處理不好就成為軟件穩(wěn)定性的一種隱患。

　　③項(xiàng)目壓力。項(xiàng)目是任何軟件公司賴以生存的根本，現(xiàn)在國(guó)內(nèi)大部分的軟件企業(yè)都是做項(xiàng)目起家，根據(jù)項(xiàng)目逐漸提煉，最終形成產(chǎn)品，所以說(shuō)產(chǎn)品的很大一部分改動(dòng)源于項(xiàng)目，只要項(xiàng)目上有需求，都要想辦法解決，這也是很多軟件企業(yè)的宗旨。但這種現(xiàn)象也造成了不可估計(jì)的損失，產(chǎn)品越改需求越多，越改越亂、越改越不穩(wěn)定，不僅導(dǎo)致項(xiàng)目周期拖延，還對(duì)產(chǎn)品造成致命的沖擊，最終越陷越深。

　　內(nèi)部因素

　　①分析設(shè)計(jì)階段。搭建系統(tǒng)架構(gòu)在此階段完成，包括需求規(guī)格說(shuō)明書(shū)、詳細(xì)規(guī)格說(shuō)明書(shū)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等文檔的編寫(xiě)。在企業(yè)里一般分析設(shè)計(jì)人員由資深的軟件開(kāi)發(fā)人員兼任，但往往這部分人跟客戶交流的機(jī)會(huì)少，缺少一線項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，設(shè)計(jì)出的軟件也是參考了很多競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的資料或?qū)嵤⑹矍叭藛T反饋的需求及平常自己的一些經(jīng)驗(yàn)而來(lái)，在開(kāi)發(fā)階段可能問(wèn)題不大，但在客戶使用后，進(jìn)入維護(hù)階段就經(jīng)不起考驗(yàn)了，使用一段時(shí)間后，最終可能要推倒重來(lái)。

　　②開(kāi)發(fā)階段。開(kāi)發(fā)階段最常見(jiàn)的問(wèn)題是沒(méi)有設(shè)計(jì)文檔就寫(xiě)程序，等程序?qū)懲旰笤傺a(bǔ)設(shè)計(jì)文檔，這樣往往造成代碼冗余，嚴(yán)重者往往會(huì)推倒重來(lái)，做無(wú)用功。所以開(kāi)發(fā)階段能否按照分析設(shè)計(jì)階段編寫(xiě)的文檔嚴(yán)格執(zhí)行很關(guān)鍵，能否理解設(shè)計(jì)者的思路也很重要，這個(gè)階段的工作直接會(huì)影響到產(chǎn)品的發(fā)版及以后的維護(hù)工作。另外此階段的單元測(cè)試也很重要，不愿測(cè)自己寫(xiě)的程序也是開(kāi)發(fā)人員的通病。

　　③測(cè)試階段。發(fā)版前的測(cè)試一般由專門(mén)的測(cè)試部門(mén)來(lái)完成，開(kāi)發(fā)人員輔助處理測(cè)試出的問(wèn)題及指導(dǎo)測(cè)試工作，但測(cè)試人員水平有高有低，往往有些測(cè)試人員對(duì)軟件功能不熟悉，無(wú)從下手，測(cè)試出的問(wèn)題也都是低級(jí)題。

　　陷阱五：年度技術(shù)支持，服務(wù)方式避重就輕

　　由于ERP項(xiàng)目比較復(fù)雜，在項(xiàng)目成功后，還會(huì)出現(xiàn)一定的問(wèn)題。所以，企業(yè)一般在項(xiàng)目完成后，還會(huì)跟軟件提供商簽定年度支持服務(wù)合同。按照行業(yè)慣例，軟件供應(yīng)商一般按照軟件使用費(fèi)的百分比計(jì)算年度支持和維護(hù)費(fèi)用。

　　有些軟件供應(yīng)商在合同中，沒(méi)有明確服務(wù)的方式，或者故意不明確服務(wù)方式；有些供應(yīng)商雖然注明了服務(wù)方式，但一般都是通過(guò)電話、EMAIL、遠(yuǎn)程控制等方法提供服務(wù)，一但客戶需要上門(mén)服務(wù)就要加收昂貴的上門(mén)服務(wù)費(fèi)。

　　應(yīng)對(duì)措施：

　　① 合同中明確提供服務(wù)的方式，特別要注意，約定上門(mén)服務(wù)是否為免費(fèi)服務(wù)，因?yàn)閷?duì)ERP來(lái)說(shuō)此類服務(wù)往往是必須的。如果上門(mén)服務(wù)收費(fèi)，需要商定一年幾次免費(fèi)上門(mén)服務(wù)，超過(guò)次數(shù)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等。把主動(dòng)權(quán)掌握在自己手中；

　　② 還要明確年度支持和維護(hù)費(fèi)用的收取方式，是固定費(fèi)用還是每年調(diào)整；

　　③ 要明確具體包括哪些服務(wù)內(nèi)容，如二次開(kāi)發(fā)支持、升級(jí)后新功能的培訓(xùn)、定期培訓(xùn)班等等。

　　陷阱六：新增用戶許可證，購(gòu)買(mǎi)不打折

　　市場(chǎng)上大部分ERP產(chǎn)品按用戶數(shù)量收取軟件費(fèi)用。用戶一次性購(gòu)買(mǎi)的用戶數(shù)量越多越，優(yōu)惠，但合同中往往不會(huì)標(biāo)明用戶數(shù)量增加所需要的費(fèi)用。因此，當(dāng)企業(yè)需要增加用戶數(shù)量時(shí)，供應(yīng)商往往一點(diǎn)折扣都沒(méi)有，甚至?xí)S著軟件市場(chǎng)價(jià)格的提升，價(jià)格還會(huì)有所提高。

　　應(yīng)對(duì)措施：

　　在簽定合同時(shí)，要預(yù)計(jì)可能需要的用戶數(shù)。同時(shí)，在合同中明確，以后用戶數(shù)量增加所需要的費(fèi)用，最理想的是爭(zhēng)取到跟一次性購(gòu)買(mǎi)相同的優(yōu)惠價(jià)格。

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