文檔管理的基石——文檔組織

縱觀時下人們的生活，大至國家、民族、各級行政區(qū)域，小至舞臺上的生、旦、凈、末、丑，分類組織的理念無處不在；打開計算機瀏覽網(wǎng)頁，互聯(lián)網(wǎng)各網(wǎng)站上的組織分類更是鋪天蓋地，甚至興起了一批專門對網(wǎng)站進(jìn)行分類的網(wǎng)上導(dǎo)航類網(wǎng)站。

圖1

分類組織將無規(guī)律的事物按照其內(nèi)在聯(lián)系歸屬不同門類之下，使之更加便于認(rèn)知、查找、管理與使用。文檔管理亦是如此，清晰的文檔組織能夠幫助使用者快速地了解系統(tǒng)中文檔的邏輯結(jié)構(gòu)，方便查找和有序化管理，并為用戶的使用帶來便利。

然而，筆者卻驚訝地發(fā)現(xiàn)，目前國內(nèi)大部分的文檔管理類產(chǎn)品對文檔組織的理解與行動都處于無意識階段或者初級階段，導(dǎo)致用戶仍然無法從文檔組織中獲益。

基本分類組織

圖2

圖3

上圖為某網(wǎng)盤類產(chǎn)品（如圖2）和Windows 7系統(tǒng)（如圖3）初始階段提供的簡單文檔組織分類，兩者都從一定的角度創(chuàng)建了一些分類的項目，如“我的音樂”、“我的照片/圖片”、“我的視頻”從文件格式的角度對文件進(jìn)行了簡單分類，“下載”、“收藏夾”、“我收到的共享文件”從用戶行為的角度分類文檔。

這樣的分類組織方式不夠合理，界限不明，相互交織，往往造成用戶的困惑，最終仍無法讓用戶快速準(zhǔn)確獲得所需信息。例如“我的資料”中可能也包含一些視頻、音頻和圖像資料，“下載”中用戶可能下載的文檔類型更是無所不包。如此分類組織，對用戶而言，有等于無。

怎樣帶給用戶更加合理的分類組織方式？業(yè)界對此莫衷一是。不同的用戶使用環(huán)境和用戶偏好，使得相關(guān)的產(chǎn)品很難從中提取出適宜的通用模板。

而由愛數(shù)公司推出的愛數(shù)AnyShare 3.0這款企業(yè)文檔管理產(chǎn)品，針對企業(yè)辦公文檔管理的實際需求，提出三大基礎(chǔ)文檔分類組織方式（如圖4），依據(jù)不同文檔的交互對象與共享收攏空間劃分“我的文檔”、“部門文檔”、“共享文檔”三大基礎(chǔ)分類。

圖4

作為企業(yè)級文檔管理產(chǎn)品，愛數(shù)針對其用戶群體的特點，對企業(yè)協(xié)作和共享環(huán)境下的文檔組織管理作出如下分析：

1.企業(yè)文檔交互協(xié)作與行政組織架構(gòu)息息相關(guān)

企業(yè)這部機器的正常運作依賴于其各個部件——各個部門的穩(wěn)步運轉(zhuǎn)，故企業(yè)大部分的文檔交互協(xié)作行為都在部門內(nèi)部進(jìn)行。

愛數(shù)AnyShare 3.0提供的“部門文檔”為企業(yè)提供部門內(nèi)文檔交互與知識共享平臺，將文檔交互、協(xié)作、共享收攏于部門內(nèi)部，避免不必要的擴散帶來的文檔組織混亂。

2.企業(yè)文檔也可能存在靈活的交互協(xié)作與共享

企業(yè)大型網(wǎng)站更新、市場活動可能需要多個部門合力完成，或是某個技術(shù)難題的攻克可能抽取多個部門的技術(shù)骨干……這些跨部門的交互協(xié)作在企業(yè)中也時有發(fā)生。

愛數(shù)AnyShare 3.0中的“共享文檔”分類全面支持這種分離于行政組織架構(gòu)之外的、基于主題的文檔交互協(xié)作，企業(yè)員工可在“共享文檔”下單獨開辟的特定主題空間完成協(xié)同工作。

3.企業(yè)文檔可分為知識性文檔與信息性文檔

知識性文檔主要用于工作經(jīng)驗、技術(shù)、公司文化等傳遞之用，定向傳播給指定人員或部分人員吸收學(xué)習(xí)，較少改動。“共享文檔”與“部門文檔”即可根據(jù)不同的共享空間滿足用戶對知識性文檔的分類組織需求。

信息性文檔則主要為員工的業(yè)務(wù)服務(wù)，一方面可能是作為員工工作的參考資料，如一些權(quán)威分析報告、評論等，另一方面也可能是經(jīng)過員工編撰的產(chǎn)品文檔等。這類文檔會經(jīng)過員工的加工、再造。這類文檔可依據(jù)實際的文檔交互范圍，歸類至愛數(shù)AnyShare 3.0特定主題的“共享文檔”、部門內(nèi)部協(xié)作的“部門文檔”或員工自行編撰管理的“我的文檔”下。如部門內(nèi)協(xié)作完成的文檔，可將其和相關(guān)的參考資料一同存放于“部門文檔”下的相應(yīng)文件夾中。

至此，愛數(shù)AnyShare 3.0針對其用戶群體的特點量體裁衣，采取適合企業(yè)文檔管理、協(xié)作、共享的文檔組織方式。而網(wǎng)盤類產(chǎn)品等，也應(yīng)當(dāng)細(xì)致分析各自用戶群體的特性，探尋滿足用戶需求的文檔組織模型。

邏輯分類

三大基礎(chǔ)分類雖然能夠滿足用戶基礎(chǔ)的文檔分類需求，但文檔本身即具有多重屬性，我們可以從下例中了解分析。

下圖為大家比較熟悉的購物網(wǎng)站收藏商品提示，用戶在收藏商品時，可為商品打上多個標(biāo)簽，以后即可通過標(biāo)簽在收藏夾中查找此商品。

圖5

事物的屬性往往并不是單一的，如圖中用戶收藏的衣服，同時被此用戶標(biāo)注上了“春裝”和“連衣裙”兩個標(biāo)簽，而其他用戶也可能為其標(biāo)注“絲綢”/“皮革”、“紅色”/“黑色”等其他角度的標(biāo)簽分類。

回到文檔管理，也同樣存在這樣的問題，一份報表既可以按照生成時間歸類至“3月報表”，也可以依據(jù)部門歸類至“生產(chǎn)部”。可見，文檔組織也從來不是單一維度的簡單那分類，這使其變得更加高深莫測。

愛數(shù)AnyShare 3.0尊重文檔的自然屬性，在三大基礎(chǔ)分類的基礎(chǔ)上，更進(jìn)一步提供“文檔庫”這種靈活的邏輯分類方式，支持對工作文檔的多維度分類。

邏輯分類通過創(chuàng)建“文檔庫”與被包含工作文檔的邏輯聯(lián)系，使得存儲在用戶三大基礎(chǔ)文檔分類目錄不同位置的工作文檔在同一視圖下呈現(xiàn)，如同各大購物網(wǎng)站的分類標(biāo)簽。

如上圖，某公司的兩條產(chǎn)品線分別生產(chǎn)產(chǎn)品A和產(chǎn)品B，而產(chǎn)品A與產(chǎn)品B的設(shè)計文檔分別存儲在部門A與部門B的“部門文檔”下。此時用戶即可通過訪問名為“設(shè)計文檔”的文檔庫，快速找到各條產(chǎn)品線的設(shè)計文檔。

用戶根據(jù)實際的文檔管理需求，從各個角度建立文檔庫與工作文檔的邏輯聯(lián)系，即可完成對文檔的多維度分類組織。

文檔組織是文檔管理的第一步，也是促成文檔有序化管理的基礎(chǔ)，大部分文檔管理相關(guān)類產(chǎn)品雖然開始甦生一些文檔組織意識，卻仍然存在較大的改進(jìn)空間。在這方面，愛數(shù)AnyShare 3.0已經(jīng)給出了一個很好的開端，也期待行業(yè)更多的關(guān)注，推進(jìn)文檔組織思想步入成熟，切實為文檔管理夯實基礎(chǔ)。

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