早在2000年，全球最具權(quán)威的IT研究與顧問咨詢公司Gartner(高德納咨詢公司)率先提出了“協(xié)同商務(wù)”的概念，使協(xié)同軟件開始在我國逐步興起。我國協(xié)同軟件2002年走上了協(xié)同軟件的準(zhǔn)備和產(chǎn)品研發(fā)階段，從2003年開始逐步推向市場、面向用戶，從2004年底開始，我國協(xié)同軟件的需求呈現(xiàn)出爆發(fā)性增長態(tài)勢，用戶對于協(xié)同軟件的需求點(diǎn)，也逐步轉(zhuǎn)向工作流管理，用戶應(yīng)用協(xié)同軟件的目的，由溝通變成了“使團(tuán)隊(duì)協(xié)作工作節(jié)點(diǎn)有條不紊的推進(jìn)”。

　　2005年，國內(nèi)媒體就曾經(jīng)樂觀的估計(jì)“我國協(xié)同軟件已經(jīng)趕上甚至超越國際水平”。 在新經(jīng)濟(jì)時(shí)代，由于企業(yè)的商業(yè)體系越來越復(fù)雜，客戶越來越分散，上、下游伙伴聯(lián)系越來越緊密，而地理位置卻分散在全球各地，并處于不同的時(shí)區(qū)。

　　用戶選擇協(xié)同軟件的需求也發(fā)生了變化。一方面危機(jī)促使用戶加強(qiáng)內(nèi)部管理，以挖掘內(nèi)部潛力，減少內(nèi)部消耗，應(yīng)對外部環(huán)境危機(jī);另一方面，客戶開始關(guān)注協(xié)同軟件的核心應(yīng)用，企業(yè)信息門戶(EIP)、業(yè)務(wù)流程整合、知識管理及管理理念成了關(guān)注的重心。

　　然而，經(jīng)過多年的市場滌蕩，市場上現(xiàn)存的廠商仍有數(shù)百家之多，如何從眾多OA(www.whir.net)廠商中選擇一款適合自己的產(chǎn)品，我們需從以下幾個(gè)角度進(jìn)行分析：

　　信息迅速傳達(dá)到所有目標(biāo)人員

　　通過在協(xié)同管理軟件中發(fā)布通知、制度、新聞、辦事指南等并且設(shè)立查看權(quán)限，所要傳達(dá)的任何信息都能迅速傳達(dá)到全球各地的移動(dòng)辦公的人員、分支機(jī)構(gòu)、代理商、下上游垂直管理單位等等。

　　積累大量無形資產(chǎn)

　　單位制度、流程、專家技能、經(jīng)驗(yàn)知識、工作成果、好的工作方法、工作技巧全部有效的管理起來，隨時(shí)隨地全球員工都可以共享，積累了最寶貴的資產(chǎn)。

　　迅速找到自己需要的文檔、資料

　　通過在協(xié)同管理軟件中管理各部門的工作結(jié)果，資料，使得部門內(nèi)部、部門之間能夠方便地共享信息，員工快速得到組織給予員工的幫助，得到自己需要的資料，不再需要打電話、找文件、尋找他人幫助、查找電子郵件等等，依靠個(gè)人的協(xié)調(diào)能力獲得資料。

　　流程得以規(guī)范，減少人為錯(cuò)誤

　　使用協(xié)同辦公管理軟件可以梳理組織的流程，把流程的各種規(guī)則固化下來，讓每個(gè)人按規(guī)定的流程規(guī)則運(yùn)轉(zhuǎn)，每個(gè)參與流轉(zhuǎn)的人無需要記憶各種復(fù)雜的流轉(zhuǎn)規(guī)則，減少用人腦去判斷流程的流向而在復(fù)雜的流程中不可避免的錯(cuò)誤。

　　流程運(yùn)行速度與效率可以大大提高，減少協(xié)作工作成本

　　使用協(xié)同辦公管理軟件可以輕松實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程和移動(dòng)辦公，解決時(shí)間和空間的問題，實(shí)現(xiàn)事務(wù)處理“零響應(yīng)”，每一個(gè)參與流轉(zhuǎn)的人無需要考慮時(shí)間與空間的問題，辦理完畢即刻進(jìn)入下一辦理人，實(shí)現(xiàn)流程在各個(gè)環(huán)節(jié)之間的零傳遞時(shí)間。

　　分析流程各環(huán)節(jié)辦理效率

　　通過協(xié)同辦公管理系統(tǒng)可以快速分析組織哪個(gè)環(huán)節(jié)辦事效率高，哪個(gè)環(huán)節(jié)辦事效率低，便于快速把脈哪個(gè)部位流通不暢，作出治療方案。

　　用流程為紐帶整合各個(gè)孤立的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)全面的協(xié)同

　　通過工作流作為總線來連接企業(yè)內(nèi)外各種業(yè)務(wù)相關(guān)的異構(gòu)系統(tǒng)、應(yīng)用以及數(shù)據(jù)源，從而把各個(gè)既有的孤立的應(yīng)用象PC的各種零部件一樣接入這個(gè)總線，從而構(gòu)成一個(gè)整合的企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)。

　　掌握業(yè)務(wù)情況, 實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)的管理監(jiān)控

　　在OA辦公系統(tǒng)中各種情況可以隨時(shí)隨地查閱各種資料，查閱各種流程審批情況，查看下達(dá)的工作任務(wù)開展情況，辦事人員也可以通過流程實(shí)時(shí)監(jiān)控各環(huán)節(jié)辦理情況和目前進(jìn)展到什么情況，辦理完畢業(yè)務(wù)人員可以對相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。

　　領(lǐng)導(dǎo)可以有計(jì)劃地安排時(shí)間，排除打擾，不再被各種請示、報(bào)告、請款單打斷工作思路

　　領(lǐng)導(dǎo)可以按自己的時(shí)間計(jì)劃審批流程，查看下屬工作情況，約見客戶，避免大量無計(jì)劃的請示、匯報(bào)、電話詢問等等。

　　溝通成本更低、溝通方式更加豐富，溝通效率大大提高

　　通過協(xié)同辦公系統(tǒng)可以打破組織邊界與地理位置邊界，員工可以通過郵件、即時(shí)通迅、論壇、短信多種方式進(jìn)行溝通，并且以這些溝通方式為手段把信息推送給員工，溝通形式更加豐富，效率更高。

　　從而全面整合各個(gè)孤立的數(shù)據(jù)，大大節(jié)約時(shí)間，提高決策效率。

　　實(shí)現(xiàn)企業(yè)文化的建設(shè)

　　協(xié)同辦公系統(tǒng)是新形勢下企業(yè)文化建設(shè)的最好工具，因?yàn)閰f(xié)同辦公系統(tǒng)是面向企業(yè)內(nèi)部員工的常用的辦公工具，比如已經(jīng)在協(xié)同OA行業(yè)深耕細(xì)作了14年的萬戶OA產(chǎn)品--ezOFFICE中就設(shè)立了專門的欄目發(fā)布企業(yè)的文化理念體系、或經(jīng)常性的在論壇中探討企業(yè)文化，或?qū)⑵髽I(yè)的簡報(bào)通過ezOFFICE發(fā)布.....，這一切都形成一種無處不在，無時(shí)不在的文化氛圍。

　　實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，節(jié)省紙張成本

　　利潤是每個(gè)企業(yè)追求的最終目標(biāo),在產(chǎn)出相對固定的情況下如何減少成本也是利潤最大化的重要方法，在日常的辦公中發(fā)個(gè)通知需要發(fā)大量的文件到企業(yè)各部門，做個(gè)會議紀(jì)要需要發(fā)文件到很多相關(guān)人員，紙張無所不在，鋪天蓋地，您一定為每年高昂的辦公成本發(fā)愁，而這些煩惱，OA辦公系統(tǒng)統(tǒng)統(tǒng)為您解決——讓通知，會議紀(jì)要通過系統(tǒng)自動(dòng)下發(fā)，讓生產(chǎn)訂單通過系統(tǒng)自動(dòng)流轉(zhuǎn)，讓工作匯報(bào)通過系統(tǒng)自動(dòng)找您，讓您的辦公室不再堆滿各種文件，大大節(jié)約您單位的紙張成本。

【轉(zhuǎn)載自IT專家網(wǎng)】http://esoft.ctocio.com.cn/84/12280584.shtml

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